Lokaal bestuur Essen komt bij het aanbieden van haar dienstverlening veel in contact met persoonsgegevens. Het verwerken van deze persoonsgegevens gebeurt met respect voor de persoonlijke levenssfeer van de burgers, werknemers, leveranciers en klanten en volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (= AVG of GDPR).
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee je geïdentificeerd kan worden, rechtstreeks of onrechtstreeks. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die aan jou gekoppeld kunnen worden zoals je adres, leeftijd, e-mailadres, telefoonnummer, rijksregisternummer...
Wie heeft toegang tot je persoonsgegevens?
Lokaal bestuur Essen is de “verwerkingsverantwoordelijke”. Deze bepaalt welke gegevens er verzameld worden en waarvoor. Dit betekent niet dat elke medewerker van het lokaal bestuur zomaar toegang heeft tot al je gegevens. Je persoonsgegevens komen alleen bij de diensten en de medewerkers die ze nodig hebben voor hun werk.
Voor de verwerking van persoonsgegevens werken we samen met onze IT-partners. Zij zijn onze “verwerker” en ondersteunen ons bij het verwerken van je persoonsgegevens. Zij handelen daarbij altijd volgens de strikte afspraken en richtlijnen van lokaal bestuur Essen.
Soms is Essen niet de enige verwerkingsverantwoordelijke en zijn er gedeelde met projecten met andere organisaties, of zijn we wettelijk verplicht om gegevens door te sturen naar de Vlaamse of Federale Overheid. We sturen je persoonsgegevens nooit zomaar door, we doen dit enkel als je ons daarvoor toestemming verleent of als er een wet is die ons daartoe verplicht.
Waarom worden je gegevens verwerkt?
Lokaal bestuur Essen gebruikt je persoonsgegevens nooit zomaar. We doen dat alleen voor doelen waarvoor we een duidelijke juridische basis hebben. Onze 4 belangrijkste juridische basissen zijn:
Om een wettelijke verplichting of opdracht uit Europese wetgeving, Federale wetten of Vlaamse decreten en bijhorende uitvoeringsbesluiten na te komen
Voorbeeld: de dienst burgerzaken van de gemeente is verplicht om gegevens van iedere inwoner op te nemen in het bevolkingsregister.
Je hebt geïnformeerde toestemming gegeven om je persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. We informeren je eerst goed over wat die toestemming betekent, hoe je je toestemming weer intrekt, met wie we je gegevens delen en hoe lang we van plan zijn om je gegevens bij te houden.
Voorbeeld: je hebt je ingeschreven op de nieuwsbrief van de gemeente.
Om een taak van algemeen belang te vervullen of om een opdracht van openbaar gezag uit te voeren
Voorbeeld: de gemeente geeft een geboorte- en adoptiepremie aan alle inwoners van Essen die pas moeder zijn geworden. Er is geen wet die ons dat verplicht. De gemeente doet dit in het algemeen belang van de inwoners van Essen.
Je bent een overeenkomst aangegaan met de gemeente Essen
Voorbeeld: je schrijft je kind in voor de speelpleinwerking van de gemeente. Daarvoor vul je een inschrijvingsformulier in. Op basis van deze overeenkomst verwerken wij jouw gegevens voor alle administratie met betrekking tot jouw inschrijving.
- In bijzondere gevallen kunnen we je persoonsgegevens ook verwerken om je te beschermen. We doen dit alleen in hoogst uitzonderlijke levensbedreigende noodsituaties of rampen.
Welke rechten heb je?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming zorgt er voor dat je een aantal rechten krijgt bij de verwerking van persoonsgegevens. Deze zijn:
Recht op inzage
Je hebt het recht op inzage of een kopie te krijgen van je persoonlijke gegevens en de doelen waarvoor we ze verwerken. Daarvoor vragen we een bewijs van identiteit, zodat we zeker zijn dat we de persoonsgegevens aan de juiste persoon tonen.
Recht op verbetering
Merk je dat lokaal bestuur Essen foute of onvolledige persoonsgegevens over je heeft? Je hebt altijd het recht om ze te laten verbeteren.
Recht om vergeten te worden
Je hebt als betrokkene het recht om je gegevens te laten wissen in een aantal gevallen.
- We hebben je persoonsgegevens niet langer nodig voor de doelen waarvoor we ze eerst verwerkten.
- We hebben je toestemming nodig om de persoonsgegevens te verwerken en je beslist om deze toestemming in te trekken.
- Je maakt bezwaar tegen de verwerking en er is geen andere gerechtvaardigde grond om de verwerking verder te zetten.
- Als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken.
Als we wettelijk verplicht worden om je gegevens te verwijderen.
Opgelet! Vaak zijn we verplicht om je gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan je wens om vergeten te worden. Je kan bv. niet geschrapt worden uit het bevolkingsregister.
De gegevens worden in geval van uitoefening van het recht onherroepelijk vernietigd en/of uit onze databanken geschrapt.
Recht op beperking/bezwaar tegen de verwerking van je gegevens
Je hebt het recht om de verwerking te beperken:
- Als je de juistheid van je persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van je gegevens na te gaan.
- Als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar je liever niet hebt dat we je persoonsgegevens verwijderen.
- Als we je persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar je die wel nog nodig hebt voor een gerechtelijke procedure.
- Als je bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten.
Wil je gebruik maken van je rechten of bijkomende info?
Om gebruik te maken van je rechten in kader van de GDPR of indien je meer informatie wenst aangaande deze privacyverklaring kan je hiervoor contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (DPO).
Contactgegevens DPO
DPO (Data Protection officer)
Gemeente Essen
Heuvelplein 23
2910 Essen
privacy@essen.be
In tweede instantie kan je je wenden tot de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC). De contactgegevens vind je op hun website.
Hoe lang blijven je gegevens bewaard?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is.
De bewaartermijn is variabel en verschilt van dossier tot dossier. De selectielijsten van het Rijksarchief worden gebruikt om te oordelen hoelang een bepaald document/dossier behouden moet blijven. Deze lijsten leggen de bewaartermijnen van de dossiers voor de verschillende overheden vast en zijn vrij voor iedereen raadpleegbaar op de website van het Rijksarchief.
Historiek aanpassingen
Lokaal bestuur Essen zal de privacyverklaring up-to-date houden. Het is aangeraden om periodiek deze verklaring te raadplegen om op de hoogte te blijven van hoe het lokaal bestuur je informatie beschermt.
Versie 2.0 – 16 januari 2024
Aanvraagformulieren
Wil je iets laten aanpassen, inkijken of wissen? Vraag het aan met onze formulieren:
Inzageverzoek persoonsgegevens
Correctie van persoonsgegevens