Word gemeenteleverancier en krijg de gemeente als klant!
Heb je een zaak in Essen en wil je in opdracht van de gemeente Essen werken? Stel je dan kandidaat als gemeenteleverancier. Essen wil zo nieuwe samenwerkingen mogelijk maken en iedereen de kans bieden mee te bouwen aan onze fijne gemeente.
De gemeente Essen wil voor elke opdracht de meest geschikte ondernemer aantrekken. Zowel een kleine zelfstandige als een grotere onderneming kan een partner voor ons zijn. We hebben heel diverse opdrachten, gaande van het leveren van broodjes tot het aanleggen van weginfrastructuur.
Via deze service wil het gemeentebestuur lokaal talent en (kleinere) Essense ondernemers de kans bieden om bij het gemeentebestuur te leveren. Jaarlijks doet de gemeente Essen beroep op de kennis en hulp van externe firma’s voor de realisatie van tal van diensten.
Afhankelijk van de omvang van de opdracht, zijn we verplicht om specifieke procedures te volgen bepaald door de wetgeving overheidsopdrachten. We willen niet dat dit jou als ondernemer afschrikt en daarom helpen we je hier op weg.
Belangrijk: als besturen zijn we verplicht het beschikbare belastinggeld altijd op de beste manier te besteden. Daarin worden we geleid door de algemene beginselen van de wetgeving en de voorgeschreven procedures. Als dit lokaal kan, dan is dat des te beter, maar we mogen dat nooit forceren.
Interesse? Meld je aan
Bezorg ons via
ondernemen@essen.be de volledige contactgegevens van je zaak (naam, adres zaak, zaakvoerder, btw-nummer) en een overzicht van de diensten en/of producten die je aan het gemeentebestuur kan aanbieden. Een registratie als gemeenteleverancier is geen garantie op een opdracht. Toch is de kans dat we je contacteren heel reëel.
Wat is een overheidsopdracht?
In het kort
Misschien overweeg je voor de eerste keer om een offerte in te dienen voor een overheidsopdracht. Of is het niet de eerste keer, maar zijn er toch nog vragen of onduidelijkheden? Hieronder leggen we je in het kort enkele basisprincipes en essentiële begrippen uit en geven we je een praktische leidraad.
Wat is een bestek?
Een bestek werd vroeger wel eens “lastenboek” genoemd. Dit document is de bijbel van alle overheidsopdrachten vanaf een bepaalde omvang. Hierin kan je alle administratieve, contractuele en technische bepalingen vinden. Er wordt beschreven wie (aanbestedende overheid) wat nodig heeft (voorwerp van de opdracht, uitvoerig beschreven in technische bepalingen met minimale eisen), wie hiervoor in aanmerking komt (selectiecriteria) en hoe de keuze van beste voorstel gemaakt zal worden (gunningscriteria).
Samen met de offerte die nadien volgt, vormt een bestek het contract. Afhankelijk van de grootte van de opdracht en de daarbij horende procedure die we wettelijk moeten volgen, gaat dit om een eenvoudige en beknopte prijsvraag tot een uitgebreid bestek waarin de verwachtingen gedetailleerd staan beschreven.
Wat zijn de meest voorkomende procedures? En wat moet ik daaronder begrijpen?
Bij het opmaken van de opdracht, wordt ook de procedure bepaald die gevolgd moet worden. Deze wordt vooral bepaald door de bijhorende raming van het budget.
- Opdracht van 'beperkte waarde': deze overheidsopdrachten hebben een geraamde prijs lager dan 30.000 EUR (excl. BTW) en kunnen vormvrij gegund worden met de procedure van aanvaarde factuur (Wet 17 juni 2016, art. 92).
Voor kleine opdrachten volstaat het voor de aanbestedende overheid om de mededinging te laten spelen. Dit kan aan de hand van een prijsvraag per e-mail, het consulteren van de website, telefonische contacten of een formele offerte. Er is geen bestek en de overheid beslist zelf welk aanbod het best aansluit bij de behoefte.
- Onderhandelingsprocedure zónder voorafgaande bekendmaking: dit zijn opdrachten met een effectieve prijs tussen 30.000 EUR (excl. BTW) en 139.000 EUR (excl. BTW).
De aanbestedende overheid maakt een bestek op en nodigt kandidaten uit om een offerte in te dienen. Over deze offertes kan (maar niet verplicht!) onderhandeld worden. Het is vooral voor deze procedure (en de opdracht van beperkte waarde) interessant om je te registreren op de website.
- Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure mét voorafgaande bekendmaking: dit zijn opdrachten met een effectieve prijs tussen 30.000 EUR (excl. BTW) en 139.000 EUR (excl. BTW).
Net zoals bij de vorige procedure maakt de aanbestedende overheid een bestek op. Het verschil is dat het bestek nu publiek gepubliceerd zal worden. Iedereen kan dus een offerte indienen. Ook hier kan (maar moet niet) onderhandeld worden over de offertes. Let wel dat enkel geschikte kandidaten weerhouden worden. Wie geschikt is, wordt vastgesteld door de selectiecriteria.
- Openbare procedure: hier gaat het om opdrachten met een geraamde prijs hoger dan 139.000 EUR (excl. BTW).
Deze opdrachten moeten openbaar gepubliceerd worden. Ook bij deze procedure wordt dus een bestek gemaakt dat nadien gepubliceerd zal worden op de officiële federale portaalsite voor overheidsopdrachten. Vervolgens kan iedereen een offerte indienen. Het verschil met de vorige procedure is dat onderhandelen bij de openbare procedure niet mogelijk is.
Gouden regels bij het indienen van een offerte
- Geef in je offerte duidelijk antwoord op de vragen in het bestek met (nadruk op selectie- en gunningscriteria + technische bepalingen)
- Tip: maak in de voorbereiding een checklist van zaken die verplicht zijn bij te voegen aan je offerte
- Respecteer de datum en uur van indienen (vermeld in het bestek). Laattijdige indieningen worden niet weerhouden.
- Vraag tijdig de gevraagde attesten aan bij andere instanties. Dit vraagt soms wat doorlooptijd.
- Indien je de factuur in pdf via e-mail of op een andere digitale manier aan ons kan bezorgen, dan kunnen wij deze sneller verwerken. Dit is geen verplichting maar versnelt wel het betalingsproces. Check zeker ook of je de factuur naar de juiste entiteit richt. Elke entiteit, waaronder gemeente, AGB, politie of OCMW, heeft een apart ondernemingsnummer. Dit kan je nakijken in het bestek of op de bestelbon.
