naar inhoud

Openbaar evenement organiseren in coronatijden

manifestatie - copyright fotografils

Wil je graag een openbaar evenement organiseren? Dat kan, maar niet zomaar. Hieronder geven we je graag een stappenplan mee en enkele tips om je evenement Covid-proof te maken.

1. De grootte van je evenement

Onder de huidige maatregelen mag je openbare evenementen binnen organiseren tot 200 personen. In openlucht kan je openbare evenementen tot 400 personen organiseren. Op een privé-evenement mogen, volgens de provinciale maatregelen, maximaal 10 personen aanwezig zijn.

2. Vul de ‘Covid Event Scan’ in

Voor je evenement kan doorgaan, moet je een ‘Covid Event Scan’ invullen. Op basis van enkele vragen krijgt je evenement een groen, oranje of rood label. Bij een groen label ben je volledig in orde met de veiligheidsvoorschriften, bij een oranje label zijn er nog enkele verbeterpunten en bij een rood label kan je evenement zo niet doorgaan. Je vindt de ‘Covid Event Scan’ op https://www.covideventriskmodel.be/.

Voor volgende activiteiten ben je verplicht een scan in te vullen:

  • Openbare evenementen
  • Evenementen waarbij het openbaar domein wordt ingenomen

Voor kleine privé-evenementen (BBQ’s, buurtfeesten, etc.) ben je niet verplicht om een scan in te vullen, maar we bevelen het je zeker aan. Via de scan ben je immers zeker dat je evenement corona-proof is.

3. Stel een draaiboek op met event scan, crowd management plan en ontsmettingsprotocol

Organiseer je een openbaar evenement of een privé-evenement waarbij je het openbare domein inneemt, dan moet je een draaiboek opstellen. Dat draaiboek bestaat uit volgende zaken:

  • Een duidelijke omschrijving van je evenement;
  • Een oplijsting van de Covid-maatregelen die je neemt;
  • De manier waarop je je bezoekers registreert;
  • Je event scan;
  • Een crowd management plan waarin je uitlegt hoe je de bezoekersstromen op je evenement controleert;
  • Een ontsmettingsprotocol waarin je verklaart hoe je de ruimte en materialen voor, tijdens en na je evenement zal ontsmetting;
  • Verklaart hoe je je evenement opbouwt en afbreekt binnen de geldende Covid-maatregelen.

Hoe je precies een crowd management plan en ontsmettingsprotocol opstelt en wat er juist in moet staan, vind je hier: https://www.covideventriskmodel.be/protocol

Richtlijnen over de opbouw en afbraak van je evenement, vind je in het exitprotocol van de evenementensector. Je kan het hier downloaden:

https://d34j62pglfm3rr.cloudfront.net/downloads/Eventsector.pdf

Voorzie je drinken en/of eten op je evenement? Dan moet je, naast het protocol evenementen, ook voldoen aan het protocol horeca. Je vindt het hier:

4. Bezorg ons je draaiboek

Voor je evenement door kan gaan, moet je draaiboek beoordeeld worden door het gemeentebestuur.

Stuur je scan door naar evenementen@essen.be. De evenementencoördinator legt je evenement vervolgens voor aan de burgemeester (en schepenen) en laat je weten of je evenement al dan niet kan doorgaan.

5. Houd rekening met volgende punten

Neem bij het organiseren van je evenement (groot of klein) altijd de volgende regels in acht:

Algemeen

  • Informeer je bezoekers over de geldende coronamaatregelen. Posters met algemene richtlijnen vind je op onze website: https://www.essen.be/product/1635/download-hier-corona-affiches 
  • Zorg dat je bezoekers steeds 1,5 meter afstand van elkaar kunnen houden. Voor zittende evenementen voorzie je minimaal 4m² per bezoeker. Voor staande evenementen moet je minimaal 10m² per bezoeker kunnen voorzien. Bij staande evenementen mag je geen drank of eten voorzien. Het protocol horeca vereist immers dat bezoekers neerzitten.
  • Organiseer je evenement bij voorkeur buiten. Doe je het binnen? Zorg dan voor natuurlijke ventilatie (géén airco of ventilators) en zoveel mogelijk aanvoer van verse buitenlucht. Laat bij een tent zoveel mogelijk flappen open.
  • Stel ontsmettende handgel ter beschikking.
  • Mondmaskers zijn verplicht op je evenement.
  • Reinig en ontsmet voor de start van het evenement de materialen en ruimtes, reinig meubilair na ieder gebruik.
  • Informeer iedereen die meewerkt aan het evenement tijdig over de regels op je evenement.
  • Voorzie iemand die de naleving van de Covid-maatregelen opvolgt en ook het eerste aanspreekpunt is bij vragen/meldingen.
  • Zorg zoveel mogelijk voor inschrijving vooraf. Verwacht je veel volk? Voorzie dan tijdsblokken voor de aankomst om de afstand van 1,5 meter te kunnen respecteren.
  • Voorzie je een parking? Denk ook daar aan spreiding van het aantal parkeerplaatsen, ook voor fietsen.
  • Gebruik van gemeenschappelijke attracties, installaties,… (vb. springkasteel, sportmateriaal) mogen enkel indien de afstand van 1,5 meter kan worden bewaard. Na elk gebruik moet er worden ontsmet (dit geldt niet voor kinderen -12 jaar).
  • Ten laatste om 23.00 uur ’s avonds moet het evenement gedaan zijn.


  • Voorzie je drinken en/of eten op je evenement? Dan moet je ook voldoen aan het protocol horeca. Je vindt het hier:

Onthaal

  • Sensibiliseer en informeer al je bezoekers over de preventiemaatregelen.
  • Je bent verplicht alle bezoekers met contactgegevens te registeren (met het oog op contact-tracing). Dat doe je best op voorhand door een online ticketverkoop.
  • Stimuleer elektronisch betalen en vermijd cash.

Geluid

  • Je wordt aangeraden het geluid op je evenement te beperken tot 80dB. Zo moeten bezoekers hun stem niet verheffen en dat verkleint het risico op besmetting. Wil je toch meer geluid produceren? Dan is het dragen van een mondmasker verplicht.

Hygiëne en reiniging

  • Stel handgel ter beschikking aan de in- en uitgang en waar nodig (toiletten, terras,…).
  • Voorzie in de toiletten voldoende wastafels met water en zeep, papieren handdoeken en afsluitbare vuilbakken.
  • Hang affiches met duidelijke instructies voor het correct reinigen van de handen.
  • Sanitair moet veelvuldig gereinigd worden en ontsmet na elk gebruik.
  • Ook in de toiletruimte geldt de social distance van 1,5m.
  • Elke reiniging moet worden ingepland, geregistreerd en consulteerbaar zijn voor bezoekers.

Catering

  • Tafels moeten 1,5 meter uit elkaar staan.
  • Consumeren aan de bar is niet toegestaan, bezoekers moeten aan tafel blijven zitten.
  • Zorg voor bediening door vaste personen met mondmasker. Een buffet met zelfbediening is enkel onder erg strikte omstandigheden toegestaan. Meer info daarover vind je in het protocol horeca.
  • Er mogen maximum 10 personen aan 1 tafel, inclusief de gastheer/vrouw
  • Gebruik geen gemeenschappelijk materiaal: menukaart, tafellakens, zoutvaatjes, broodmandjes,… voorzie dit alles voor eenmalig gebruik.

Nog vragen? Neem zeker contact op met onze evenementencoördinator via evenementen@essen.be of 03 670 01 53.