Als baliemedewerker omgevingsbalie zorg je voor een klantgericht, efficiënt en correct onthaal en administratieve ondersteuning binnen de afdeling Omgeving (ruimtelijke ordening, leefmilieu en openbare werken), zodat burgers en professionelen snel en adequaat geholpen worden en dossiers correct worden opgevolgd. 

Jouw takenpakket

Onthaal en eerstelijnsdienstverlening 
Fysiek en telefonisch onthaal verzorgen (zowel burgers als professionelen) binnen de openingsuren van de omgevingsbalie.

Bijhorende kennis, competenties en attitude:  
- Verzorgt een professioneel en klantgericht onthaal door actief te luisteren, behoeften te detecteren en bezoekers op een toegankelijke en oplossingsgerichte manier te helpen.  
- Communiceert duidelijk en respectvol met aangepast taalgebruik, op basis van kennis van onthaaltechnieken en conflictbeheersing, en volgens de geldende richtlijnen.  
-Blijft rustig en doeltreffend functioneren in drukke of uitdagende situaties, en handelt adequaat aan de balie.  
-Stelt prioriteiten en organiseert het werk efficiënt om een vlotte eerstelijnsdienstverlening te garanderen.  
-Toont flexibiliteit en polyvalentie door zich vlot aan te passen aan wisselende situaties en noden binnen de omgevingsbalie. 
-Waarborgt neutraliteit in houding én uiterlijk door elke burger gelijk te behandelen, geen persoonlijke overtuigingen te uiten en geen zichtbare symbolen te dragen die politieke, religieuze of levensbeschouwelijke voorkeuren uitdrukken.

Informatieverstrekking en communicatie 
Verstrekt correcte en toegankelijke informatie over de werking en acties van de afdeling Omgeving (o.a. vergunningen, afval, openbaar domein), en zorgt voor een efficiënte verwerking van inkomende mails, telefoons en post door vragen te analyseren en gericht door te verwijzen naar de juiste dienst, collega of informatiekanaal. 

Bijhorende kennis, competenties en attitude:  
-Communiceert professioneel en klantgericht door vragen correct te analyseren, helder te beantwoorden en gepast door te verwijzen volgens richtlijnen en huisstijl.  
-Beheert communicatie en administratie efficiënt door mails, berichten en klachten correct te registreren, verwerken en verder op te volgen.  
-Maakt vlot gebruik van digitale tools en systemen, waaronder MS Office, telefonie, CRM-toepassingen en (bij voorkeur) vakspecifieke software en digitale loketten.  
-Past organisatorisch inzicht toe om vragen correct toe te wijzen, samen te werken met collega’s en een vlotte dienstverlening te garanderen.  
-Werkt nauwkeurig, proactief en verantwoordelijk, met aandacht voor correcte informatieverstrekking en een kwaliteitsvolle opvolging van dossiers en meldingen. 


Administratieve ondersteuning 
Je zorgt voor een correcte en gestructureerde administratieve opvolging van dossiers, meldingen en klachten, inclusief het beheren van klantendossiers, het afleveren van attesten, het uitvoeren van opzoekwerk in (digitale en fysieke) archieven en het behandelen van aanvragen in het kader van openbaarheid van bestuur. 

-Voert administratieve taken nauwkeurig en gestructureerd uit door documenten en communicatie correct te verwerken, registreren en opvolgen met behulp van digitale tools en volgens afgesproken procedures. 
-Blijft efficiënt en professioneel functioneren door prioriteiten te stellen, overzicht te bewaren en stressbestendig en verantwoordelijk om te gaan met diverse en soms complexe situaties. 
 

• Je bent klantvriendelijk, nauwkeurig en administratief sterk. 
• Je bent in het bezit zijn van een diploma van het secundair onderwijs;
• Je bent flexibel en kan werken op maandagavond en zaterdagvoormiddag en je bent flexibel voor vervangingen. 

• Je slaagt voor de selectieproeven in juni/juli.

• Je kan vlot werken met MS Office. 

   

• Een deeltijds (19/38) contract van onbepaalde duur op C1-C3 niveau. 
• Extralegale voordelen zoals maaltijdcheques (€8/gewerkte dag), ecocheques (€250/jaar), cadeaucheques (€40/jaar), sport- en cultuurcheques (€100/jaar).

• Fijne collega’s en een werkplek dicht bij huis

  Veel medewerkers van het gemeentebestuur wonen in Essen of de omliggende gemeenten. Gedaan met die vervelende files of treinvertragingen en altijd vlot naar je werk.

• Aandacht voor jouw gezondheid

  Je krijgt als medewerker van de gemeente een gratis hospitalisatieverzekering en ecovergoeding (als je met de fiets naar het werk komt).

• Levenslang leren

  Bij de gemeente krijg je de kans om heel wat opleidingen te volgen. Zelfs zonder concrete voorkennis kan je verder groeien in je functie.

• Een stabiele en betrouwbare werkgever!

  Met meer dan 200 medewerkers zijn wij een van de grootste werkgevers in Essen.
   

Voor deze functie wordt er gewerkt met een préselectie waarbij de 8 beste kandidaten worden meegenomen naar de vakbekwaamheidsproef. 

1. De pré-selectieproef zal bestaan uit een korte schriftelijke proef met meerkeuzevragen/cases en zal op donderdag 25 juni 2026 georganiseerd worden (van 09:00-10:00u).

    

2. Vakbekwaamheidsproef (50 punten) –  maandag 29 juni 2026.
   Voor deze functie zal de vakbekwaamheidsproef bestaan uit een proef om het administratieve inzicht en de dienstverlenende capaciteiten af te toetsen voor de functie.

    

3. Competentiegesprek (50 punten) – maandag 6 juli 2026    
   Gesprek om de vaardigheden en motivatie van de kandidaten na te gaan. Gesprekken zullen gepland worden in samenspraak met de jury van deskundigen.

Om geslaagd te zijn moet de kandidaat 50% van de punten behalen op elk gedeelte van het examen, en minstens 60% op het totale examen.