Wat is archief en wat archiveren we?
Archief zijn de dossiers of documenten van een bepaalde dienst die niet meer dagdagelijks worden gebruikt, maar nog wel een grote administratieve waarde hebben voor de gemeente of het nageslacht.
Wanneer archiveren we ?
Normaal gezien op het moment dat de dossiers of documenten niet meer dagelijks nodig zijn. Soms is het ook handig te archiveren op het einde van een administratief jaar.
We archiveren niet op het moment dat de kasten uitpuilen van de oude dossiers of documenten.
Hoe archiveren we?
Je moet er altijd vanuit gaan dat wanneer jij op pensioen bent, jouw opvolgers en dienst opvolgers het dossier snel en vlot terugvinden. Ook moet het dossier logisch en begrijpelijk zijn opgebouwd, zodat het gemeentepersoneel over 200 à 300 jaar nog steeds verder kan werken. Vermijd nietjes, elastiekjes en plastiekjes. Deze verderven na een tijd en zorgen voor vlekvorming op het papier.
Voor belangrijke dossiers gebruik je zuurvrij inpakpapier en verpak je het in een archiefdoos met een overzichtje van wat er in de doos aanwezig is.
Help, ik heb een oud dossier nodig!
Eerst en vooral kan je zelf even opzoeken in het Archief Essen. Dit staat op je bureaublad van je computer.
Het archief is de verantwoordelijkheid van elke dienst.