Als medewerker Infrastructuur & Evenementen ben je mee het gezicht én de draaischijf van de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur. Je staat in voor een vlotte communicatie, een nauwkeurige en gestructureerde administratie en je helpt actief mee bouwen aan sterke evenementen voor onze inwoners. Je beheert het onlinereservatiesysteem, zodat reservaties efficiënt, correct en gebruiksvriendelijk verlopen.
Je werkt daarbij nauw samen met verschillende diensten en collega’s binnen het gemeentebestuur. Zo stem je af met de dienst financiën voor de facturatie van het gebruik van de vrijetijdsinfrastructuur, werk je samen met de technische dienst voor het opvolgen van gebreken en meldingen, en onderhoud je regelmatig contact met de sportdienst en zaalwachters voor alles wat de sportinfrastructuur betreft. Deze samenwerking zorgt voor een vlotte werking en een kwalitatieve dienstverlening naar alle gebruikers toe..

Communicatie rond vrijetijdsinfrastructuur
Je speelt een sleutelrol in de informatie-uitwisseling tussen inwoners, gebruikers en de gemeentelijke diensten. Je zorgt voor:
•    Een vlotte en duidelijke communicatie van en naar gebruikers: verenigingen, organisaties, de non-profit- en profitsector.
•    Een efficiënte informatieflow tussen gebruikers en de betrokken gemeentelijke diensten.
•    Het registreren en nauwgezet opvolgen van meldingen over infrastructuurgebreken en het doorsturen ervan naar de juiste deskundigen.
•    De opvolging van de naleving van de gebruiksregels binnen de verschillende infrastructuren en het aanspreken of informeren van gebruikers wanneer nodig.
•    Een correct en zorgvuldig sleutelbeheer, inclusief het uitgeven, innemen en registreren van sleutels en toegangen.
•    Een tijdige en accurate communicatie naar de conciërge(s) over reservaties, wijzigingen, bijzonderheden en praktische afspraken, zodat de dagelijkse werking van de infrastructuur optimaal kan verlopen.
•    De controle van zalen na gebruik, met aandacht voor orde, netheid, schade en naleving van de voorwaarden.
•    Het verzorgen van rondleidingen in de verschillende gebouwen, zodat gebruikers, verenigingen en organisaties een duidelijk beeld krijgen van de mogelijkheden, praktische afspraken en de werking van de infrastructuur.
•    Een professionele en correcte vertegenwoordiging van de gemeente bij alles wat met de vrijetijdsinfrastructuur te maken heeft.

Administratieve opvolging
Daarnaast sta je in voor de algemene administratie binnen de dienst. Je zorgt voor:
•    De opmaak en verwerking van de facturatie voor het gebruik van de vrijetijdsinfrastructuur.
•    Het afhandelen van mailverkeer en briefwisseling met gebruikers.
•    Het volledige beheer van het onlinereservatiesysteem, waaronder het verwerken van reservatieaanvragen, het opvolgen van wijzigingen, het bewaken van de correctheid van gegevens en het ondersteunen van gebruikers bij vragen.

Ondersteuning binnen de dienst en de afdeling Samenleving 
Je wordt flexibel ingezet binnen de bredere werking van de dienst Evenementen & Infrastructuur en de afdeling Samenleving, onder meer voor:
1.    Ondersteuning van interne en kleinschalige evenementen
2.    Baliewerk en aanspreekpunt voor bezoekers

Je fungeert als het eerste aanspreekpunt voor inwoners, verenigingen en bezoekers aan de Vrijetijdsbalie. Dit omvat onder meer:
•    Telefonisch onthaal, waarbij je vragen beantwoordt, doorverwijst naar de juiste dienst en zorg draagt voor een klantvriendelijke en efficiënte dienstverlening.
•    Onthaal aan de fysieke balie, waar je bezoekers vriendelijk verder helpt, advies geeft en informatie verstrekt over de vrijetijdsinfrastructuur, reservaties, evenementen en andere activiteiten van de dienst.
•    Ticketverkoop voor evenementen, inclusief het verwerken van betalingen.
•    Verkoop en registratie van UiTPAS, inclusief het informeren van bezoekers over de voordelen, het aanmaken of vernieuwen van passen en het verwerken van UiTPAS-kortingen.
•    Het klaarzetten, registreren en meegeven van kleine uitleenmaterialen, zoals audiovisuele apparatuur, sport- en spelmaterialen, fuifmaterialen en andere benodigdheden. 
•    Het controleren van uitleenmaterialen bij terugbrengen, inclusief het nakijken op eventuele schade, volledigheid en correcte werking.
•    Het beantwoorden van algemene en specifieke vragen over de werking van de dienst Vrije Tijd, infrastructuurreservaties, activiteiten, evenementen,….
•    Een klantgerichte en oplossingsgerichte ondersteuning bij kleine problemen of onduidelijkheden van bezoekers.
 

 Algemene administratieve ondersteuning
 

• Je bent in het bezit van een secundair diploma 

• Je bent proactief, zelfstandig en oplossingsgericht

• Je hebt basiskennis in de werking van een lokaal bestuur 

• Je bent vertrouwd met MS office en bent bereid om specifieke software aan te leren

• Je slaagt voor de selectieprocedure

• Een betekenisvolle functie binnen een geëngageerd lokaal team
• Verloning volgens loonschaal C1-C3.
• Ruimte voor professionele ontwikkeling en ondersteuning via interne opleiding

• Fijne collega’s en een werkplek dicht bij huis

  Veel medewerkers van het gemeentebestuur wonen in Essen of de omliggende gemeenten. Gedaan met die vervelende files of treinvertragingen en altijd vlot naar je werk.

• Aandacht voor jouw gezondheid

  Je krijgt als medewerker van de gemeente een gratis hospitalisatieverzekering en ecovergoeding (als je met de fiets naar het werk komt).

• Levenslang leren

  Bij de gemeente krijg je de kans om heel wat opleidingen te volgen. Zelfs zonder concrete voorkennis kan je verder groeien in je functie.

• Een stabiele en betrouwbare werkgever!

  Met meer dan 200 medewerkers zijn wij een van de grootste werkgevers in Essen.
   

Stel je kandidaat vóór 21 mei 2026 door je motivatiebrief, CV, diploma en een uittreksel uit het strafregister (max. 3 maanden oud) te mailen naar sollicitatie@essen.be. De vakbekwaamheidsproef gaat door op 28 mei, de competentiegesprekken op 4 juni.

Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Pieter Verhoeven, afdelingshoofd Samenleven, via pieter.verhoeven@essen.be.